TFG i TFP — co musi wiedzieć organizator turystyki

Skąd biorą się te obowiązki

Podstawą jest ustawa z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz.U. 2017 poz. 2361, z późniejszymi zmianami). Ustawa określa m.in. wpis do rejestru organizatorów turystyki, zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności, składki do funduszy i prowadzenie wykazu umów.

Fundusze — TFG i TFP — prowadzi Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny. Informacje dla przedsiębiorców turystycznych, wzory i instrukcje są w serwisie TFG na stronie UFG. Tam też działa Centralna Ewidencja Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych.

Kogo to dotyczy

Według UFG deklaracje TFG składają organizatorzy turystyki oraz przedsiębiorcy ułatwiający nabywanie powiązanych usług turystycznych. Agent turystyczny, który tylko pośredniczy w sprzedaży imprez innych organizatorów, ma inne obowiązki — to, do której kategorii należysz, wynika z ustawy i wpisu do rejestru, a nie z nazwy firmy.

Jeśli nie masz pewności, czy dana działalność (np. wyjazdy jednodniowe, sprzedaż samego noclegu z transportem) jest imprezą turystyczną, zapytaj marszałka województwa, który prowadzi Twój wpis, albo prawnika z branży.

Deklaracja i składka TFG

Deklarację składa się przez Portal TFG za każdy miesiąc prowadzenia działalności — według strony UFG także wtedy, gdy w danym miesiącu nie zawarto żadnej umowy. UFG podaje termin do 21. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy; sprawdź go przed każdym sezonem, bo przepisy się zmieniają.

Składka jest liczona od każdego podróżnego, a jej wysokość zależy m.in. od rodzaju imprezy i transportu. Stawki określa rozporządzenie — aktualne wartości i sposób liczenia opisuje strona UFG o składce TFG. Nie przepisuj stawek z forów ani starych zestawień.

TFP — drugi fundusz, osobne zasady

Turystyczny Fundusz Pomocowy również prowadzi UFG, ale ma własną deklarację i własną składkę. Opis znajdziesz na stronach Deklaracja TFP i Składka TFP. W praktyce warto liczyć obie składki z tych samych danych o uczestnikach, żeby się nie rozjechały.

Wykaz umów w systemie TFG

Obowiązek prowadzenia wykazu umów istnieje od 2018 r. Według informacji UFG od 1 lipca 2026 r. obowiązują przepisy o przekazywaniu wykazu umów do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego — dotyczy to umów zawartych od tej daty. UFG opisuje dwie drogi: prowadzenie wykazu bezpośrednio w systemie TFG albo w systemie zewnętrznym i przekazywanie danych do 14. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc (formularz, plik CSV lub JSON, API).

Zakres danych obejmuje m.in. numer umowy lub rezerwacji, datę zawarcia, termin imprezy, liczbę podróżnych, cenę, kraj i miejsce lub trasę, rodzaj transportu, kody lotnisk przy przelotach oraz daty i kwoty wpłat i zwrotów. Szczegóły i wzory plików sprawdź na stronie UFG — mogą być aktualizowane.

Zabezpieczenie finansowe i rejestr

Organizator musi mieć zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności — ustawa przewiduje m.in. gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową albo umowę ubezpieczenia na rzecz podróżnych. Ma ono określoną sumę i datę ważności. Pilnuj terminu odnowienia z wyprzedzeniem, bo bez ważnego zabezpieczenia nie można prowadzić sprzedaży.

Wpis do rejestru organizatorów turystyki prowadzi marszałek województwa. Zmiany danych (np. zakresu działalności) zgłasza się do niego.

Porządek, który oszczędza czas co miesiąc

Większość pracy przy TFG to zebranie danych z rezerwacji. Pomaga kilka nawyków:

• przy każdej rezerwacji zapisuj datę zawarcia umowy — od niej zależy, do którego miesiąca trafia uczestnik,
• oznaczaj rodzaj transportu imprezy (czarter, samolot rejsowy, autokar, bez transportu), bo od niego zależy stawka,
• licz uczestników, nie rezerwacje — rodzina czteroosobowa to cztery osoby,
• trzymaj wpłaty przy rezerwacji, z datą i kwotą — przydadzą się do wykazu umów,
• ustaw w kalendarzu przypomnienia o deklaracji i o końcu ważności zabezpieczenia.

Jak pomaga w tym Tripwise

W Tripwise liczba uczestników z danego miesiąca zbiera się sama z rezerwacji, z podziałem na rodzaj transportu. Stawki wpisujesz Ty (z rozporządzenia albo od księgowej), system liczy składki TFG i TFP, a zestawienie pobierasz jako plik CSV. Deklarację składasz sam w Portalu TFG, a w panelu oznaczasz ją jako złożoną i opłaconą. Szczegóły na stronie TFG i rozliczenia.