Regulamin świadczenia usług Tripwise

Dokument przygotowany dla działalności B2B. Przed publikacją uzupełnij dane w nawiasach kwadratowych i daj dokument do sprawdzenia radcy prawnemu, w szczególności § 9 (portal Ototrip) i § 13 (odpowiedzialność).

§ 1. Kim jesteśmy i czego dotyczy regulamin

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usług w systemie Tripwise (dalej „System”) dostępnym pod adresem tripwise.pl i w panelu tripwise.pl/app.
2. Usługodawcą jest [nazwa podmiotu] z siedzibą w [adres], wpisany do [KRS / CEIDG] pod numerem [numer], NIP [NIP], REGON [REGON], adres e-mail: kontakt@tripwise.pl (dalej „Usługodawca”).
3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
4. System jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców prowadzących działalność w branży turystycznej — w szczególności agentów turystycznych, organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych.
5. Integralną częścią umowy są: Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, Załącznik nr 2 — Cennik oraz Polityka prywatności.

§ 2. Definicje

1. Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Systemu.
2. Agent — Klient, który sprzedaje imprezy turystyczne organizowane przez innych przedsiębiorców i nie tworzy własnych imprez.
3. Organizator — Klient, który tworzy i sprzedaje własne imprezy turystyczne i odpowiada za ich realizację na zasadach ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (dalej „ustawa o imprezach turystycznych”).
4. Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Konta (właściciel, pracownik, współpracownik).
5. Konto — wydzielona część Systemu przypisana Klientowi, dostępna po zalogowaniu.
6. Plan — zakres funkcji Systemu wybrany przez Klienta zgodnie z Cennikiem (np. CRM Agenta, Agent, Organizator, Organizator Pro).
7. Dodatek — płatna funkcja rozszerzająca Plan (np. pakiet SMS, asystent AI poczty, integracja bramki płatności, indywidualny szablon strony).
8. Strona Klienta — strona internetowa biura tworzona w Systemie na podstawie jednego z szablonów.
9. Dane Klientów Końcowych — dane osobowe klientów, podróżnych i uczestników imprez wprowadzane do Systemu przez Klienta.
10. Portal Ototrip — prowadzony przez Usługodawcę publiczny serwis prezentujący oferty Organizatorów korzystających z Systemu.
11. Integracja — połączenie Systemu z usługą podmiotu trzeciego (np. system rezerwacyjny Merlin, bank, operator płatności, system księgowy, Krajowy System e-Faktur, portal Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego).
12. Okres rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy, chyba że strony ustalą inaczej.

§ 3. Usługi

1. W ramach Systemu Usługodawca udostępnia, zależnie od Planu:
   1. CRM — kartotekę klientów i uczestników, rezerwacje z oznaczeniem organizatora, podpinanie umów i dokumentów, notatki, reklamacje, dokumenty podróży (paszport, wiza i status jej załatwiania), przypomnienia i zadania;
   2. formularz zapisu — wypełniany przez klienta albo przez Użytkownika z potwierdzeniem przez klienta (np. kodem SMS);
   3. Stronę Klienta i CMS — wybór szablonu, kolorystyki i logo, edycję treści, danych kontaktowych, godzin otwarcia i zespołu, wyszukiwarkę ofert z filtrami;
   4. prezentację ofert — z własnej bazy Organizatora, ofert Organizatorów korzystających z Systemu, z którymi Agent ma umowę, oraz z Integracji z systemem Merlin;
   5. system rezerwacyjny dla Organizatora — imprezy różnych rodzajów (autokarowe, lotnicze, rejsy, promowe, jednodniowe, z dojazdem własnym, grupowe i zamknięte), hotele i pokoje, transport i rozkład jazdy z miastami wyjazdu, terminy, ceny i harmonogram płatności, widoczność oferty;
   6. finanse — rejestr wpłat, import wyciągów bankowych i dopasowanie wpłat do numerów rezerwacji, księgowanie ręczne, wystawianie faktur, Integracje z systemami księgowymi i bramkami płatności;
   7. raporty i listy — listę hotelową, autokarową i ubezpieczeniową, w tym automatyczną wysyłkę listy na adres wskazany przez Klienta;
   8. zestawienia do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Turystycznego Funduszu Pomocowego;
   9. zintegrowaną skrzynkę pocztową, automatyzacje i powiadomienia;
   10. statystyki sprzedaży.
2. Szczegółowy zakres Planów i Dodatków określa Cennik. Usługodawca może rozwijać System i dodawać funkcje; nie może bez zgody Klienta usunąć funkcji kluczowej dla opłaconego Planu w trakcie Okresu rozliczeniowego.
3. Usługodawca może na zamówienie wykonać usługi dodatkowe (wdrożenie, migracja danych, indywidualny szablon, poprawki szablonu, szkolenie). Ich zakres, termin i cenę strony ustalają w zamówieniu.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Systemu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox, Safari w wersji wspieranej przez producenta), włączona obsługa JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania oraz aktywny adres e-mail.
2. W trybie offline działa wyłącznie karta pilota terminu imprezy (rozkład z miejscami zbiórki, lista uczestników z telefonami i uwagami): po otwarciu z internetem jej ostatnia wersja zapisuje się na urządzeniu (przeglądarka albo aplikacja zainstalowana z przeglądarki, PWA) i bez połączenia można ją przeglądać tylko do odczytu, z oznaczeniem godziny zapisu. Pozostałe moduły Systemu wymagają połączenia z internetem. Zmiany danych bez połączenia nie są możliwe; zaznaczenie obecności na zbiórce zostaje tylko na tym urządzeniu.
3. Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami (np. złośliwe oprogramowanie, phishing, przejęcie hasła). Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie, silne hasła i weryfikację dwuetapową.

§ 5. Zawarcie umowy, okres próbny, wdrożenie

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu albo podpisania zamówienia. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Klienta.
2. Usługodawca może zweryfikować dane Klienta (np. w CEIDG, KRS, rejestrze organizatorów turystyki) i odmówić zawarcia umowy z ważnych przyczyn, w szczególności przy podaniu nieprawdziwych danych.
3. Jeżeli Cennik przewiduje okres próbny, przez jego czas korzystanie z Planu jest bezpłatne. Przed końcem okresu próbnego Usługodawca przypomni o nim e-mailem. Jeżeli Klient nie wybierze płatnego Planu, Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu na 30 dni, a następnie dane są usuwane zgodnie z § 15.
4. Wdrożenie (konfiguracja Konta, szablonu, domeny, Integracji, import danych) odbywa się według listy kroków widocznej dla Klienta w Koncie.

§ 6. Konto i Użytkownicy

1. Klient tworzy Konta Użytkowników i nadaje im role (np. właściciel, pracownik). Klient odpowiada za działania Użytkowników jak za własne.
2. Dane logowania są poufne. Klient niezwłocznie zgłasza Usługodawcy podejrzenie nieuprawnionego dostępu.
3. System rejestruje w dzienniku zdarzeń logowania i istotne operacje (np. eksport danych, zmiany uprawnień), aby umożliwić Klientowi kontrolę i wykazanie zgodności z RODO.

§ 7. Strona Klienta i treści

1. Klient odpowiada za treści publikowane na Stronie Klienta i w ofertach, w tym za:
   1. posiadanie praw do zdjęć, logo i tekstów;
   2. kompletność informacji wymaganych przepisami, w szczególności informacji przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej oraz danych o wpisie do rejestru organizatorów turystyki;
   3. aktualność cen i dostępności miejsc.
2. Funkcja automatycznego usuwania tła z logo ma charakter pomocniczy; Klient sprawdza efekt przed publikacją.
3. Zabronione jest publikowanie treści bezprawnych, wprowadzających w błąd lub naruszających dobra osobiste i prawa osób trzecich. Usługodawca może zablokować taką treść po otrzymaniu wiarygodnej informacji o jej bezprawnym charakterze i poinformuje o tym Klienta z uzasadnieniem.
4. Szablony stron udostępniane są na zasadzie licencji niewyłącznej na czas trwania umowy. Indywidualny szablon wykonany na zamówienie podlega warunkom zamówienia.
5. Klient może korzystać z własnej domeny. Rejestracja i utrzymanie domeny należą do Klienta, chyba że strony ustalą inaczej.

§ 8. Integracje z usługami podmiotów trzecich

1. Integracje wymagają odrębnej umowy Klienta z danym podmiotem (np. umowy agencyjnej i numeru agenta w systemie Merlin, umowy z operatorem płatności, z bankiem, z dostawcą systemu księgowego). Usługodawca nie jest stroną tych umów.
2. Usługodawca odpowiada za prawidłowe działanie Integracji po stronie Systemu, nie odpowiada natomiast za dostępność, poprawność danych i zmiany wprowadzane przez podmioty trzecie.
3. Zestawienia do TFG i TFP przygotowywane są na podstawie danych wprowadzonych przez Organizatora i stawek wskazanych w aktualnych przepisach. Organizator weryfikuje zestawienie i odpowiada za terminowe złożenie deklaracji oraz zapłatę składek.
4. Faktury wystawiane w Systemie są dokumentami Klienta. Klient odpowiada za ich treść, stawki VAT oraz przesłanie do Krajowego Systemu e-Faktur w terminach wynikających z przepisów.
5. Dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego do rezerwacji odbywa się automatycznie według numeru rezerwacji w tytule przelewu. Wpłaty niepewne System oznacza do ręcznej weryfikacji przez Klienta.
6. Automatyczna wysyłka list (np. listy ubezpieczeniowej do ubezpieczyciela) następuje na adres i w terminie ustawionym przez Klienta. Klient odpowiada za poprawność adresu i podstawę prawną przekazania danych.

§ 9. Portal Ototrip dla Organizatorów

1. Organizator może wystawić wybrane imprezy w Portalu Ototrip. Przy każdej imprezie Organizator decyduje, czy jest ona widoczna na Stronie Klienta, w Portalu Ototrip i u Agentów, z którymi ma umowę. Imprezy oznaczone jako zamknięte (np. wyjazdy grupowe dla szkół) nie są publikowane.
2. Usługodawca prezentuje oferty w Portalu Ototrip i przekazuje Organizatorowi zapytania podróżnych. Umowę o udział w imprezie turystycznej podróżny zawiera bezpośrednio z Organizatorem, który odpowiada za jej wykonanie i obsługę podróżnego. Usługodawca nie jest stroną tej umowy.
3. Ceny i dostępność są w Portalu Ototrip aktualizowane na bieżąco na podstawie danych w Systemie. Organizator odpowiada za ich prawidłowość.
4. Za rezerwacje pozyskane przez Portal Ototrip Organizator płaci prowizję określoną w Cenniku. Rezerwację uznaje się za pozyskaną przez Portal Ototrip, gdy:
   1. została złożona przez Portal Ototrip, albo
   2. podróżny w ciągu [90] dni od odsłonięcia numeru telefonu Organizatora lub wysłania zapytania przez Portal Ototrip zawarł z Organizatorem umowę, a System powiązał ją z tym kontaktem na podstawie zweryfikowanego numeru telefonu lub adresu e-mail.
5. Organizator widzi w Koncie źródło każdej rezerwacji i może w ciągu 14 dni od jej oznaczenia zgłosić zastrzeżenie, jeżeli podróżny był jego klientem wcześniej.
6. Kolejność ofert w Portalu Ototrip zależy od dopasowania do wyszukiwania, terminu, dostępności miejsc i ceny. Usługodawca nie pobiera opłat za wyższą pozycję, chyba że oferta jest wyraźnie oznaczona jako promowana.

§ 10. Asystent AI

1. Asystent AI przygotowuje szkice odpowiedzi na wiadomości i podsumowania. Szkic nie jest wysyłany automatycznie bez zatwierdzenia przez Użytkownika, chyba że Klient sam włączy taką regułę.
2. Klient weryfikuje treść przed wysłaniem. Usługodawca nie odpowiada za decyzje podjęte wyłącznie na podstawie szkicu.
3. Plan określa dzienną pulę wykorzystań. Wykorzystania ponad pulę są rozliczane według Cennika i doliczane do faktury za dany Okres rozliczeniowy. Klient może wyłączyć możliwość przekraczania puli.
4. Dane przetwarzane przez Asystenta AI nie są wykorzystywane do trenowania modeli przez Usługodawcę ani przez jego dostawców.

§ 10a. Własna domena, poczta z domeny Klienta i usługa „Zrobimy to za Ciebie”

1. Klient może podłączyć do Strony Klienta własną domenę oraz włączyć wysyłkę wiadomości z adresu w swojej domenie. Domena pozostaje własnością Klienta i jest utrzymywana u wybranego przez niego rejestratora; Klient odpowiada za jej opłacenie i przedłużanie. Usługodawca nie prowadzi skrzynek pocztowych Klienta — rekordy MX domeny pozostają bez zmian, a System otrzymuje jedynie kopie wiadomości, które Klient sam przekaże na wskazany adres.
2. Do czasu weryfikacji domeny wiadomości Klienta wysyłane są z adresu Usługodawcy z adresem do odpowiedzi Klienta. Usługodawca może wstrzymać wysyłkę z domeny Klienta w razie nadużyć (np. spam, podszywanie się).
3. Na zamówienie Klienta Usługodawca wykonuje usługę „Zrobimy to za Ciebie”: ustawia rekordy DNS strony i poczty u rejestratora domeny Klienta i sprawdza ich działanie. Cena usługi wynika z Cennika (w dniu publikacji: [300] zł netto jednorazowo) i jest doliczana do najbliższej faktury Usługodawcy po wykonaniu usługi.
4. Dostęp serwisowy. Klient przekazuje dostęp do panelu domeny, w miarę możliwości dodając Usługodawcę jako użytkownika lub pełnomocnika w panelu rejestratora. Jeżeli Klient poda login i hasło, wyraża w zamówieniu zgodę na zalogowanie się przez Usługodawcę do panelu domeny wyłącznie w celu wykonania usługi. Usługodawca nie wprowadza innych zmian w koncie Klienta u rejestratora (w szczególności nie zmienia danych abonenta, haseł, metod płatności ani nie przenosi domeny).
5. Przechowywanie danych dostępowych. Login i hasło są szyfrowane w chwili zapisu (AES-256-GCM, klucz przechowywany poza bazą danych), dostęp do nich ma wyłącznie upoważniony zespół Usługodawcy, a każde ich wyświetlenie jest rejestrowane i widoczne dla Klienta w historii zamówienia (kto i kiedy). Dane dostępowe są trwale usuwane po wykonaniu lub zamknięciu zamówienia, a najpóźniej po 14 dniach od ich podania. Po wykonaniu usługi Klient powinien zmienić hasło do panelu domeny lub odebrać Usługodawcy nadany dostęp.
6. Usługodawca odpowiada za prawidłowe wykonanie usługi. Nie odpowiada za przerwy w działaniu domeny lub poczty wynikające z działań rejestratora, wygaśnięcia domeny albo zmian wprowadzonych przez Klienta lub osoby trzecie po wykonaniu usługi.

§ 11. Opłaty i płatności

1. Opłaty wynikają z Cennika obowiązującego w dniu zamówienia. Klient wybiera jeden z dwóch modeli rozliczenia Planu: a) abonament miesięczny — stała opłata za Plan, płatna z góry za Okres rozliczeniowy; b) prowizja od sprzedaży — bez stałej opłaty za Plan; opłata wynosi wskazany w Cenniku procent (w dniu publikacji: [1]%) wartości brutto rezerwacji utworzonych na Koncie w Okresie rozliczeniowym, z wyłączeniem rezerwacji anulowanych w tym samym Okresie, nie mniej niż minimum miesięczne wskazane w Cenniku (jeśli zostało określone); prowizja płatna jest z dołu, na fakturze za kolejny Okres rozliczeniowy. Zakres funkcji wyznacza wybrany Plan niezależnie od modelu rozliczenia. Opłaty zależne od zużycia (np. SMS ponad pakiet, wykorzystanie AI ponad pulę, prowizje Portalu Ototrip) i dodatki są płatne z dołu w obu modelach. 1a. Jeżeli rezerwacja utworzona w Okresie rozliczeniowym objętym prowizją zostanie anulowana w późniejszym Okresie, prowizja od niej jest odejmowana (korekta) na najbliższej fakturze. Stawkę lub minimum odmienne od Cennika strony mogą uzgodnić indywidualnie. 1b. Klient może zmienić model rozliczenia w Panelu (zakładka Abonament); zmiana obowiązuje od pierwszego dnia następnego Okresu rozliczeniowego. Do tego dnia obowiązuje dotychczasowy model. Historia zmian jest widoczna w Panelu.
2. Usługodawca wystawia faktury elektroniczne. Klient akceptuje ich przesyłanie w formie elektronicznej (w tym przez Krajowy System e-Faktur). Termin płatności wynosi [14] dni od wystawienia faktury.
3. Zmiana Planu na wyższy działa od razu (dopłata proporcjonalna), na niższy — od kolejnego Okresu rozliczeniowego.
4. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni, po bezskutecznym wezwaniu z wyznaczeniem dodatkowego 7-dniowego terminu, Usługodawca może ograniczyć Konto do trybu tylko do odczytu. Dane Klienta nie są usuwane z tego powodu przed rozwiązaniem umowy.
5. Usługodawca może zmienić Cennik z zachowaniem 30-dniowego uprzedzenia. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

§ 12. Dostępność, kopie zapasowe, bezpieczeństwo

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby System był dostępny co najmniej [99,5]% czasu w Okresie rozliczeniowym, z wyłączeniem prac planowych zapowiedzianych z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem i przeprowadzanych w miarę możliwości w godzinach nocnych.
2. Kopie zapasowe bazy danych wykonywane są codziennie i przechowywane przez 7 dni w Europejskim Obszarze Gospodarczym (plan Pro dostawcy bazy danych). Odtworzenie danych z kopii testujemy co najmniej raz na kwartał.
3. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w umowie powierzenia, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu opartą na rolach, weryfikację dwuetapową i dziennik zdarzeń.
4. O awariach dłuższych niż 30 minut Usługodawca informuje Klientów e-mailem lub komunikatem w Systemie, wraz z przewidywanym czasem przywrócenia.
5. Jeżeli w danym Okresie rozliczeniowym dostępność była niższa niż wskazana w ust. 1 z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Klientowi przysługuje na wniosek rabat na kolejny okres: [10]% abonamentu za każdy rozpoczęty 1 punkt procentowy poniżej progu, nie więcej niż 50% abonamentu.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wynikającymi z tego paragrafu.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy nie obejmuje utraconych korzyści, a łączna odpowiedzialność wobec Klienta jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
3. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie przepisów prawa, w tym odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, na podstawie art. 82 RODO.
4. Usługodawca nie odpowiada za: treści i oferty Klienta, działanie usług podmiotów trzecich (§ 8), skutki udostępnienia danych logowania przez Klienta oraz przerwy wynikające z siły wyższej.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Systemu można składać na adres kontakt@tripwise.pl lub w Koncie (Pomoc → Zgłoszenie). Reklamacja powinna zawierać dane Klienta i opis problemu.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail Klienta.

§ 15. Czas trwania, wypowiedzenie, eksport danych

1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Każda strona może ją wypowiedzieć ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego. Strony mogą uzgodnić umowę na czas określony z rabatem.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności publikuje treści bezprawne lub narusza bezpieczeństwo Systemu, i nie zaprzestał naruszeń mimo wezwania.
3. Przez 30 dni od zakończenia umowy Klient może wyeksportować swoje dane (klienci, rezerwacje, imprezy, wpłaty, dokumenty) w formatach CSV, XLSX lub JSON. Po tym czasie dane są usuwane, a ich kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 7 dni, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania.
4. Na wniosek Klienta Usługodawca pomoże w przekierowaniu domeny i przeniesieniu Strony Klienta.

§ 16. Dane osobowe i poufność

1. W zakresie danych Użytkowników i osób kontaktowych Klienta administratorem jest Usługodawca — zasady opisuje Polityka prywatności.
2. W zakresie Danych Klientów Końcowych administratorem jest Klient, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu na podstawie umowy powierzenia, która stanowi Załącznik nr 1 i jest zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.
3. Usługodawca zachowuje w poufności dane handlowe Klienta (w szczególności ceny, marże, wyniki sprzedaży, listy klientów) i nie udostępnia ich innym Klientom ani podmiotom z branży. Dane zbiorcze i zanonimizowane mogą być wykorzystywane wyłącznie do rozwoju i statystyk działania Systemu.

§ 17. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu usług, bezpieczeństwo). O zmianie informuje Klienta e-mailem i w Systemie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień ich wejścia w życie.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.
3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
4. Jeżeli Klient jest osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego w rozumieniu art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, przysługują mu uprawnienia przewidziane w tym przepisie, a postanowienia ust. 3 oraz § 13 ust. 2 nie mają do niego zastosowania w zakresie, w jakim byłyby dla niego niekorzystne.
5. Regulamin obowiązuje od [data publikacji].