Polityka prywatności

1. Najważniejsze w skrócie

• Tripwise to system dla biur podróży. Dane osób, które kontaktują się z nami, zakładają konta firmowe i korzystają z panelu, przetwarzamy jako administrator.
• Dane klientów biur (np. uczestników wyjazdów) przetwarzamy w imieniu biura, które jest ich administratorem. W tych sprawach kontaktuj się przede wszystkim z biurem — więcej w pkt 7.
• Ototrip to nasz portal z ofertami małych organizatorów. Gdy wyślesz zapytanie albo odsłonisz numer organizatora, przekażemy organizatorowi Twoje dane kontaktowe — od tej chwili jest on także odrębnym administratorem.
• Nie sprzedajemy danych. Dane handlowe biur nie są pokazywane innym biurom.

2. Administrator danych

Administratorem danych jest [nazwa podmiotu] z siedzibą w [adres], NIP [NIP] (dalej „my”). Kontakt w sprawach danych osobowych: iod@tripwise.pl lub pisemnie na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”.

3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

Kogo dotyczy	Cel	Podstawa (RODO)	Jak długo
Osoby piszące przez formularz kontaktowy lub „Zostaw numer — oddzwonimy”	odpowiedź, przygotowanie oferty, prezentacja systemu	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) i lit. f (nasz uzasadniony interes — odpowiedź na zapytanie)	12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a przy zawarciu umowy — jak niżej
Właściciele i pracownicy biur korzystający z panelu	założenie i obsługa konta, świadczenie usług, wsparcie techniczne	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) i lit. f (obsługa konta przez pracowników klienta)	przez czas umowy, potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Klienci (osoby kontaktowe biur)	rozliczenia, faktury	art. 6 ust. 1 lit. c (przepisy podatkowe i rachunkowe)	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Użytkownicy panelu	bezpieczeństwo — dziennik zdarzeń, wykrywanie nadużyć	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy
Odbiorcy informacji o produkcie	marketing własnych usług, newsletter	art. 6 ust. 1 lit. f, a dla wiadomości e-mail i SMS — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej)	do wycofania zgody lub sprzeciwu
Podróżni korzystający z portalu Ototrip	konto, zapisane wyjazdy, zapytania do organizatorów i historia rozmów	art. 6 ust. 1 lit. b	do usunięcia konta, następnie do 3 lat na potrzeby obrony przed roszczeniami
Podróżni odsłaniający numer organizatora	weryfikacja numeru telefonu kodem SMS (ochrona organizatorów przed spamem)	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy
Podróżni, którzy skontaktowali się z organizatorem przez Ototrip	ustalenie, czy rezerwacja u organizatora pochodzi z portalu — w celu rozliczenia prowizji z organizatorem	art. 6 ust. 1 lit. f	12 miesięcy od kontaktu, a przy rozliczeniu — do przedawnienia roszczeń
Osoby zgłaszające treści bezprawne lub reklamacje	rozpatrzenie zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. c i f	3 lata

Jak działa ustalanie źródła rezerwacji w Ototrip

Gdy odsłonisz numer telefonu organizatora albo wyślesz zapytanie, zapisujemy Twój zweryfikowany numer telefonu (lub e-mail), ofertę i datę kontaktu. Jeżeli w ciągu [90] dni organizator przyjmie rezerwację powiązaną z tym numerem, system oznaczy ją jako pochodzącą z Ototrip. Nie widzimy treści Twojej umowy z organizatorem — tylko fakt rezerwacji, jej numer i wartość potrzebną do rozliczenia prowizji. Możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (pkt 6).

Dostęp do panelu domeny (usługa „Zrobimy to za Ciebie”)

Jeżeli biuro zamówi podłączenie domeny i poda login i hasło do panelu rejestratora, przetwarzamy je wyłącznie w celu wykonania tej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane są szyfrowane w chwili zapisu, widzi je tylko upoważniony zespół Tripwise, każde wyświetlenie jest zapisywane w dzienniku i widoczne dla biura. Usuwamy je trwale po wykonaniu albo zamknięciu zamówienia, najpóźniej po 14 dniach.

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w niezbędnym zakresie:

1. dostawcom usług IT, z których korzystamy — hosting i kopie zapasowe, poczta e-mail, wysyłka SMS, monitoring błędów, narzędzia AI do szkiców odpowiedzi i porządkowania poczty (Anthropic, USA; bez wykorzystania danych do trenowania modeli). Aktualna lista znajduje się w Załączniku A do umowy powierzenia;
2. organizatorom turystyki — gdy w portalu Ototrip wysyłasz zapytanie, rezerwujesz albo odsłaniasz ich numer telefonu;
3. operatorom płatności i bankom — przy płatności za abonament;
4. biuru rachunkowemu i doradcom prawnym — w zakresie rozliczeń i obrony roszczeń;
5. organom publicznym — gdy wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przechowujemy w EOG. Jeżeli dostawca usług przetwarza dane poza EOG, robimy to tylko na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na iod@tripwise.pl.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — w tym wobec marketingu (wtedy przestaniemy bezwarunkowo);
7. wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Na wniosek odpowiadamy w ciągu miesiąca. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych koniecznych do założenia konta lub zawarcia umowy nie możemy świadczyć usługi.

7. Dane klientów biur podróży

Jeżeli jesteś klientem biura korzystającego z Tripwise (np. uczestnikiem wyjazdu), administratorem Twoich danych jest to biuro. My przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia, i nie wykorzystujemy ich do własnych celów. Z prawami (dostęp, sprostowanie, usunięcie) zwracaj się do biura — jeżeli napiszesz do nas, przekażemy wniosek biuru bez zbędnej zwłoki.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Kolejność ofert w Ototrip zależy od Twojego wyszukiwania (kierunek, termin, cena) — nie od Twojego profilu. Szkice odpowiedzi AI zawsze zatwierdza człowiek, chyba że biuro samo ustawi inaczej.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowanie połączeń i danych, izolację danych poszczególnych biur, weryfikację dwuetapową, dziennik zdarzeń i codzienne kopie zapasowe. Szczegóły: Bezpieczeństwo i RODO.

10. Pliki cookies

Używamy plików cookies i podobnych technologii. Zasady i ustawienia opisujemy w Polityce cookies.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy na stronie, a użytkowników kont — e-mailem. Poprzednie wersje udostępniamy na żądanie.